As mesas administrativas são o centro nervoso de qualquer empresa. Todas as informações fluem para dentro e para fora dele. Isso significa que quando os gerentes de contratação procuram preencher cargos administrativos, eles precisam de alguém que possa lidar com graça e eficiência com o que quer que aconteça. Uma ótima carta de apresentação administrativa coloca sua candidatura no topo da pilha, mostrando como você mantém seu departamento funcionando sem problemas.
Os detalhes podem ser decisivos, então, como você se diferencia em um documento de 400 palavras? Conte com os especialistas para ajudar você!
Neste guia de carta de apresentação, juntamente com os exemplos correspondentes de carta de apresentação para cargo administrativo, abordaremos os seguintes tópicos para ajudar você a escrever a melhor carta de apresentação possível:
- Como escolher o melhor formato de carta de apresentação e quais parágrafos ela deve incluir
- Como aproveitar ao máximo cada parte da sua carta (cabeçalho, saudação, introdução, corpo e conclusão)
- Que abordagem adotar ao escrever sua carta de apresentação
- Como evitar erros comuns ao escrever sua carta de apresentação para cargo administrativo.
Qual é o propósito de uma carta de apresentação quando você tem um ótimo currículo? (Se você precisar de ajuda nesse quesito, confira nossos guias de currículo também.) O que fará os gerentes de contratação se sentarem e prestarem atenção? O guia abaixo analisará os detalhes e responderá a essas perguntas (você também pode conferir nossa biblioteca de mais de 125 exemplos de cartas de apresentação).
Melhor formato para uma carta de apresentação para cargo administrativo
Organização é o xis da questão para profissionais administrativos, então mostre seus talentos com uma carta de apresentação bem formatada. A sua carta de candidatura deve conter:
- Cabeçalho da carta de apresentação
- A saudação
- A introdução da carta de apresentação
- Os parágrafos do meio (corpo da carta)
- O parágrafo final da sua carta de apresentação (conclusão e despedida)
Embora essas seções sejam padrão, o que você coloca nelas não é. Antes de começar, considere cada empresa para a qual você planeja se candidatar. Entenda a cultura e a missão de cada uma. Descubra com quantas pessoas você vai trabalhar, se possível. Todas essas informações orientarão o tom que você adotará e a mensagem que escolherá entregar.
As cartas de apresentação são documentos individuais
O que queremos dizer com isso? Você realmente não criará uma carta, mas muitas variações sobre o tema. Por quê? Duas razões principais:
- Cada emprego é diferente, e cada carta de apresentação para cargo administrativo deve refletir isso
- Você precisa levar em consideração o ATS em cada parte de sua candidatura, não apenas em seu currículo, então, também use frases e palavras-chave em sua carta.
Toda vez que você se candidatar a um novo emprego, revise a carta de apresentação e faça todas e quaisquer alterações necessárias para atender às necessidades do seu possível empregador.
O guia detalhado de cartas de apresentação é uma ótima leitura para conselhos gerais sobre como escrever cartas de apresentação, mas o restante deste texto se aprofunda em cada parágrafo e na melhor forma de compilá-lo.
O exemplo de carta de apresentação para cargo administrativo abaixo fornece uma visão geral de como criar sua própria candidatura:
Prezada Sr. Mônica Fisher,
Obrigado por seu tempo em avaliar minha candidatura.
Depois de tomar conhecimento sobre o cargo de assistente administrativo para o qual a Sr. está procurando candidatos, tenho a confiança de que minha experiência e habilidades se encaixam perfeitamente na função. Nos últimos anos, trabalhei como assistente administrativo em dois escritórios muito movimentados, onde utilizei meus pontos fortes para fornecer o suporte ideal em todas as frentes para a equipe do escritório. Trabalho muito duro para cumprir os deveres administrativos para garantir que os escritórios funcionem sem percalços.
Meu amor pela organização foi o que me levou a seguir uma carreira na área administrativa, e meu histórico comprovado de afetar positivamente a produtividade do escritório é o que me mantém aqui. Saiba que entendo o papel crucial de um assistente administrativo e pretendo fornecer ao seu escritório um suporte excepcional.
É possível marcarmos um horário para discutirmos melhor essa oportunidade? Aguardo seu breve contato.
Atenciosamente,
Joaquim Fernandes
Se você precisar de inspiração adicional para escrever cartas de apresentação, confira nossos exemplos relacionados de cartas de apresentação para cargo administrativo:
- Exemplo de carta de apresentação para representante de atendimento ao cliente
- Modelo de carta de apresentação para assistente administrativo
- Modelo de carta de apresentação para recepcionista
- Exemplo de carta de apresentação para cargo administrativo de escritório
- Exemplo de carta de apresentação para assistente de escritório
- Exemplo de carta de apresentação para gerente
- Exemplo de carta de apresentação para assistente pessoal
- Modelo de carta de apresentação para gerente administrativo
- Exemplo de carta de apresentação para call center
- Exemplo de carta de apresentação para recepcionista
- Exemplo de carta de apresentação para assistente virtual
- Modelo de carta de apresentação para secretária
Cabeçalho da carta de apresentação
Aproveite ao máximo o único elemento de design contido na sua carta de apresentação para cargo administrativo. Os funcionários administrativos precisam apresentar uma imagem calma o tempo todo no escritório. Um cabeçalho limpo e atraente ajuda você a estabelecer essa imagem à primeira vista.
Esse é um benefício bônus do cabeçalho, cujo principal objetivo é exibir suas informações de contato. Esta seção deve conter seu nome, e-mail e melhor telefone de contato em letra legível.
Embora você queira criar uma imagem memorável com seu cabeçalho, certifique-se, acima de tudo, de que ele esteja legível. Você não quer colocar nenhum obstáculo no caminho do seu objetivo. Você está escrevendo esta carta para conseguir uma entrevista, então, facilite este agendamento por parte dos recrutadores.
Esteja aberto a uma entrevista de triagem por telefone ou a uma videoconferência. Prepare-se para isso da mesma forma que faria para uma entrevista pessoal. O bom de uma triagem por telefone é que você não precisa se vestir bem e pode manter algumas anotações à sua frente como lembretes.
O objetivo desta seção: estabelecer as bases para sua imagem como um profissional organizado e garantir que suas informações de contato estejam em primeiro plano.
Saudação da carta de apresentação
A saudação da sua carta de apresentação para cargo administrativo contém apenas algumas palavras, mas elas têm peso. Por quê? As pessoas ficam mais receptivas se forem tratadas pelo nome. “O nome de uma pessoa é para ela o som mais doce e importante em qualquer idioma”, disse certa vez Dale Carnegie, o guru do autoaperfeiçoamento e do treinamento corporativo.
É por isso que você deve começar usando o nome do gerente de contratação ou, se puder descobrir, o nome do seu possível chefe. A menos que você tenha certeza de que uma abertura casual como “olá” seja apropriada, fique com a mais formal: “Prezado Sr/Sra. Nome e Sobrenome” e verifique três vezes se a ortografia e o honorífico estão corretos.
Se você não conseguir descobrir o nome da pessoa responsável pela contratação, “a quem possa interessar” pode funcionar. “Prezada equipe _____” é aceitável se você souber que se encaixa na cultura corporativa.
O texto de exemplo da carta de apresentação abaixo fica com “Prezado Sr/Sra. Nome e Sobrenome”, porque é difícil errar com essa saudação tradicional.
O objetivo da saudação da carta de apresentação: fazer o esforço extra para interagir com o gerente de contratação aprendendo o nome dele e usando-o para atraí-lo.
Prezada Sr. Mônica Fisher,
Introdução da carta de apresentação
A função do pessoal administrativo está em constante mudança. Os assistentes de Inteligência Artificial (IA) podem fazer parte do trabalho que antes era feito à mão. Uma carta de apresentação de peso para cargo administrativo usa a introdução para destacar o que você pode fazer que a IA não pode.
Dar seguimento às necessidades do cliente, ter habilidades de programação, lidar com personalidades e prioridades do escritório e, até mesmo, interpretar os cálculos do computador são todas as tarefas que a IA não pode fazer, aponta o https://fastfuture.com/the-more-things-change-the-more-they-stay-the-same-the-administrative-assistant-of-2025/FastFuture. Concentre sua introdução nessas tarefas de alto nível e mostre como você está aprendendo e evoluindo para a função do futuro. Você só deve responder à pergunta: "Por que eu deveria contratar você?" deixando claro que seu valor vai muito além de atender telefones ou agendar reuniões.
Se você não conseguir convencer o recrutador aqui de que será um ótimo complemento para a equipe, não passará para a próxima fase.
O objetivo da introdução da carta de apresentação: apontar as competências de alto nível que fazem de você um verdadeiro valor agregado à empresa.
Prezada Sr. Mônica Fisher,
Obrigado por seu tempo em avaliar minha candidatura.
Parte intermediária da carta de apresentação para cargo administrativo (corpo)
Você impressionou com sua mensagem principal, agora tem espaço para respaldá-la com excelentes exemplos de sua carreira. Explique por que você quer esse emprego específico e, em seguida, use os sucessos de carreira para mostrar exatamente como você não apenas manterá o escritório funcionando sem tribulações, mas também melhorará os processos e assumirá novas tarefas.
Ao compilar os destaques de sua carreira, certifique-se de que eles ilustrem os momentos em que 25 tarefas tiveram que ser concluídas nos 5 minutos seguintes para que o escritório não explodisse! Certo, talvez seja um exagero (talvez não), mas você quer demonstrar que pode lidar com as situações mais difíceis com desenvoltura.
Marcadores são uma ótima maneira de destacar vários sucessos importantes: Eles economizam espaço (você pode deixar de fora frases desnecessárias como “na minha posição mais recente eu consegui” e pular direto com sua palavra de ação) e quebram grandes blocos de texto.
Tente mostrar sua personalidade tanto com as histórias que você escolhe quanto com a linguagem que você usa. Lembre-se também de que o corpo da carta também lhe dá espaço para adicionar detalhes e dados que não se encaixam no seu currículo.
Leia o texto de exemplo da carta de apresentação abaixo para obter uma maneira de fazer isso.
O objetivo do corpo da sua carta de apresentação: fortalecer a impressão que o recrutador tem de você como um profissional multitarefas que permanece calmo sob pressão e revela pouco de sua personalidade.
Depois de tomar conhecimento sobre o cargo de assistente administrativo para o qual a Sr. está procurando candidatos, tenho a confiança de que minha experiência e habilidades se encaixam perfeitamente na função. Nos últimos anos, trabalhei como assistente administrativo em dois escritórios muito movimentados, onde utilizei meus pontos fortes para fornecer o suporte ideal em todas as frentes para a equipe do escritório. Trabalho muito duro para cumprir os deveres administrativos para garantir que os escritórios funcionem sem percalços.
Meu amor pela organização foi o que me levou a seguir uma carreira na área administrativa, e meu histórico comprovado de afetar positivamente a produtividade do escritório é o que me mantém aqui. Saiba que entendo o papel crucial de um assistente administrativo e pretendo fornecer ao seu escritório um suporte excepcional.
Como fechar um carta de apresentação para cargo administrativo (conclusão e despedida)
Uma carta de apresentação memorável para cargo administrativo termina com um floreio que não deixa dúvidas na mente do recrutador de que você merece essa entrevista. Mostre confiança de que você terá o escritório sob controle e facilitará a vida profissional de todos para os quais presta suporte.
Reafirme a razão pela qual você será uma ótima opção para o emprego. Em seguida, adicione um toque mais pessoal. Tente detalhar por que você quer trabalhar para a empresa (não faz mal ser um pouco lisonjeiro, mas não se torne bajulador) ou expresse a satisfação que você obtém de um trabalho bem feito. Deixe algo não dito que seria uma ótima pergunta para sua entrevista.
Termine com um pedido respeitoso de entrevista e assine com “Atenciosamente” ou “Cordialmente”.
O objetivo desta parte: lembrar ao recrutador por que você é um excelente candidato e solicitar uma entrevista.
É possível marcarmos um horário para discutirmos melhor essa oportunidade? Aguardo seu breve contato.
Atenciosamente,
Joaquim Fernandes
Exemplo de carta de apresentação para cargo administrativo sem experiência
Talvez você esteja pensando: “Claro, isso seria fácil se eu tivesse experiência administrativa, mas não tenho!” E tudo bem. Seu trabalho direcionado requer muitas habilidades sociais que você tem experiência em usar. Se você tiver participado (ou melhor ainda liderado) de atividades extracurriculares, concluído projetos em grupo, tido aulas de informática ou negócios ou trabalhado voluntariamente, pode usar essas experiências. As habilidades sociais que você deseja destacar incluem:
- Organização
- Comunicação
- Colaboração
- Gerenciamento de tempo
- Confiabilidade
Explique por que você quer o emprego e mostre que você é responsável e está pronto para entrar no mercado de trabalho.
Erros básicos em uma carta de apresentação para cargo administrativo (e como evitá-los)
- Erros de ortografia e gramática. Embora o gerente de contratação possa ignorar um erro de digitação, você não quer correr esse risco, especialmente porque pode ser encarregado da comunicação voltada para o cliente. Peça a um amigo ou colega para revisar sua carta. Use a função de verificação ortográfica e gramatical, mas não confie inteiramente nela. Elas também cometem erros.
- Ficar muito prolixa. Escreva seus exemplos e casos curiosos em uma ou duas frases no máximo. Você só tem cerca de 400 palavras, então, não as gaste todas em um só lugar.
- Focar demais em um tipo de habilidade. Você definitivamente precisa de habilidades sociais em seu trabalho, mas não se esqueça de que sua experiência em software e capacidade de analisar dados também são valiosas.
