O objetivo de uma carta de apresentação para assistente administrativo
A carta de apresentação é um documento de 400 a 500 palavras destinado a resumir suas competências, experiências e perspectivas de uma maneira positiva e intrigante. Como você provavelmente já notou, seu currículo de assistente é bastante limitado nas maneiras de destacar sua personalidade ou objetivos pessoais. Além do parágrafo caloroso do resumo do perfil, o restante do documento pode parecer uma combinação sem graça de locais de trabalho e diplomas. É por isso que uma carta de apresentação é um dos materiais mais solicitados para candidaturas de emprego. Ela é a melhor chance para um empregador conhecer VOCÊ. É possível considerá-la como uma pré-entrevista.
A personalidade importa?
Acredite ou não, encontrar um funcionário que não seja apenas talentoso, mas agradável de se trabalhar está no topo da lista de prioridades de um gerente de contratação. Um estudo pediu a profissionais de vários setores que escolhessem “a qualidade mais desejável em um funcionário”.
O resultado?
Quase 80% escolheram “personalidade” como o principal ativo. Embora essa descoberta seja significativa, provavelmente não é surpreendente. Afinal, quem quer trabalhar com um idiota? O que este estudo faz, no entanto, é sublinhar a importância de uma carta de apresentação forte que capture a essência de quem você é. Pode haver outras pessoas com suas competências, mas uma carta de apresentação cheia de carisma e charme pode fazer você se destacar como o assistente de escritório que alegrará o dia de todo mundo.
Se você estiver procurando exemplos de cartas de apresentação que ilustram outros cargos de nível, considere os itens a seguir:
- Exemplo de carta de apresentação para representante de atendimento ao cliente
- Modelo de carta de apresentação para recepcionista
- Exemplo de carta de apresentação para administrador de escritório
- Exemplo de carta de apresentação para assistente de escritório
- Exemplo de carta de apresentação para assistente pessoal
- Exemplo de carta de apresentação para gerente
- Modelo de carta de apresentação para gerente administrativo
- Modelo de carta de apresentação para secretária
- Exemplo de carta de apresentação para call center
- Exemplo de carta de apresentação para cargo administrativo
- Exemplo de carta de apresentação para recepcionista
- Exemplo de carta de apresentação para assistente virtual
Melhor formato para uma carta de apresentação para assistente administrativo
Muitas vezes, é mais fácil apresentar seus argumentos e contar sua história quando há um formato lógico de carta de apresentação.
O formato de uma carta de apresentação para assistente administrativo deve conter os seguintes elementos:
- Cabeçalho da carta de apresentação
- A saudação
- A introdução da carta de apresentação
- Os parágrafos do meio (corpo da carta)
- O parágrafo final da sua carta de apresentação (conclusão e despedida)
O formato de uma carta de apresentação para auxiliar administrativo deve abranger a imagem básica completa do que você pode fazer para aliviar o caminho dos administradores. É fácil dizer que você é “útil”, mas é muito mais difícil descrever em detalhes como você realiza multitarefas com desenvoltura, entende os estilos de trabalho daqueles a quem se reporta e está disposto para aprender as especificidades do setor. O exemplo de carta de apresentação no final deste parágrafo fornece uma boa ilustração dessa abordagem.
O guia detalhado de cartas de apresentação oferece conselhos mais gerais sobre como compilar cartas de apresentação. Abaixo, porém, você encontrará conselhos específicos sobre como maximizar a eficácia de cada parágrafo e seção específicos da carta.
Prezada Sra. Silva,
Desde criança, tenho o costume de realizar várias tarefas ao mesmo tempo.
Quando um funcionário da Spike solicita assistência administrativa, ele precisa saber que não apenas cumprirá o que lhe foi pedido, mas que o fará com o mais alto padrão. Isso requer competências organizacionais, agilidade mental e foco singular nas tarefas. Em meus cinco anos de experiência administrativa, nunca perdi um prazo e sempre recebi as melhores avaliações pela qualidade do trabalho. Os assistentes administrativos precisam cumprir o que lhes é solicitado e da melhor maneira possível.
Você espera que seus assistentes administrativos estejam familiarizados com a tecnologia mais recente, utilizem os métodos de comunicação mais avançados e organizem o tempo para que possam ser mais úteis para o maior número de pessoas. Meu blog semanal sobre produtividade tem 5.500 assinantes, portanto, o pensamento e a prática mais recentes não são estranhos para mim.
Cinco anos de experiência em administração me tornam o candidato perfeito:
• Experiência exclusiva em moda de consumo. Conheço as exigências da indústria.
• Ética de trabalho — concluo de 80 a 100 tarefas individuais por dia — adoro riscá-las do papel.
• Ambições de crescer. Estou prestes a obter meu diploma em negócios, em um curso na modalidade EAD.
Dias agitados me deixam contente. Quando as tarefas chegam até mim num fluxo constante, não descarto nada a menos que eu saiba que fiz o meu melhor. Na minha função de assistente administrativo, adotar uma atitude de serviço em primeiro lugar com todos aqueles com quem trabalho me ajuda a tornar os dias de trabalho mais bem-sucedidos, preenchendo todas as lacunas.
Se eu tiver as habilidades para fazer um ótimo trabalho, não haverá tarefa que eu não possa assumir. E se eu não as tiver, vou aprendê-las ou pedir a alguém para me ajudar.
Se por tudo exposto parecer que posso fazer a diferença para a família Spike, ficaria grato se minha candidatura fosse considerada. Espero ser uma adição de valor agregado e confiável para sua equipe administrativa.
Atenciosamente,
Daniel Fonseca
Cabeçalho da carta de apresentação
No passado, o cabeçalho desempenhava um papel importante no endereçamento formal das cartas de apresentação enviadas pelo correio. Hoje, a maioria das candidaturas são enviadas pela Internet, portanto, o objetivo principal do cabeçalho é identificar o documento como pertencente a você. Em muitas grandes organizações, uma carta de apresentação pode flutuar de mesa em mesa. É importante que seu cabeçalho expresse as informações necessárias, como seu nome, número de telefone e outros detalhes de contato, para que um gerente de contratação possa entrar em contato com rapidez e facilidade.
Objetivo do cabeçalho da carta de apresentação: incluir detalhes de contato importantes. Atrair a atenção para a própria carta e torná-la memorável na mente do gerente de contratação.
Dica do especialista: Adicione um toque de elegância
Seu cabeçalho também desempenha um grande papel em adicionar apelo visual à sua carta de apresentação. É o único lugar em que sua carta pode permitir algumas cores ou floreios de design. Você deve usar esses recursos com moderação e garantir que o estilo esteja em harmonia com a imagem que seu potencial empregador deseja transmitir. Por exemplo, uma margem verde brilhante e uma fonte grossa podem funcionar melhor para um varejista de produtos para atividades ao ar livre do que para um escritório de advocacia.
Você também pode tentar alinhar a formatação em seus documentos, incluindo sua carta de apresentação, currículo e portfólio. Uma maneira de garantir que você atinja o objetivo sem exagerar é usar um modelo criado profissionalmente, como estes do resume.io.
Saudação da carta de apresentação
Sua saudação é uma frase curta, mas é uma das mais importantes para mostrar que você entende o tom profissional do seu potencial empregador. Como regra geral, se você não tiver certeza de qual tom usar, é melhor não se arriscar e usar uma saudação mais formal, incluindo o sobrenome do gerente de contratação (se você o tiver). No entanto, há certos casos em que uma saudação mais casual pode mostrar que você realmente entende o clima do local de trabalho e que se encaixaria bem. Em geral, cumprimentos como “Oi” ou “Olá” funcionam muito melhor quando a carta de apresentação está sendo enviada no corpo de um e-mail.
O objetivo da saudação da carta de apresentação: começar sua carta com uma nota respeitosa que reconheça o tom profissional da empresa.
Prezada Sra. Silva,
A diferença que um nome faz
Estudos mostraram que ouvir nosso próprio nome ativa várias áreas do nosso cérebro e produz um efeito positivo em nossa psique. Essa é uma boa razão para incluir o nome do gerente de contratação ou contato corporativo na saudação de sua carta de apresentação. Mas, além disso, os empregadores geralmente deixam o nome do gerente de contratação no anúncio de emprego com a expectativa de que ele seja incluído nos materiais de candidatura.
Se você não conseguir encontrar um nome no site da empresa ou parecer que uma equipe de pessoas é que vai ler sua carta de apresentação, não é necessário se esforçar ao máximo para endereçá-la. No entanto, existem alternativas para o desinteressado “A quem pode interessar”.
No mínimo, tente usar “Gerente de Contratação” ou um substantivo coletivo como “Equipe” seguido do nome da empresa na saudação.
Introdução da carta de apresentação
Como assistente administrativo, algumas de suas principais habilidades devem ser uma ótima comunicação e um atendimento eficiente ao cliente. Você pode demonstrar essas características desde o início de sua carta, apresentando-se de maneira amigável e chamativa. Nenhuma abordagem única funciona para todos, mas uma curiosidade profissional pertinente ou outra declaração forte pode fornecer um tema que orienta o leitor ao longo do restante da carta. Além disso, você estará muito à frente de outros candidatos que optaram por expressar brandamente o interesse na vaga da XYZ.
O objetivo da introdução da carta de apresentação: capturar a atenção do leitor com uma frase principal forte e interessante que flui para o corpo da carta.
Desde criança, tenho o costume de realizar várias tarefas ao mesmo tempo.
Descreva habilmente como você realiza multitarefas, e a paixão que sente ao fazer isso. Essa frase dá uma ideia do que está por vir e introduz a personalidade do escritor.
Corpo da carta de apresentação
O corpo é a substância principal da sua carta. Esta é a chance de mergulhar em suas maiores realizações, motivações e competências. Seu objetivo deve ser ilustrar seus sucessos por meio de exemplos rápidos que explicam a situação em questão, a ação que você tomou e a mudança positiva resultante. Esta é sua chance de expor áreas do seu currículo que não capturam totalmente sua determinação ou habilidades. Apenas lembre-se de se manter dinâmico e incluir a quantidade certa de informações para que o gerente de contratação tenha interesse em conversar com você para saber mais. A parte abaixo do meio do exemplo de carta de apresentação usa dados específicos para reforçar uma reivindicação.
Quando um funcionário da Spike solicita assistência administrativa, ele precisa saber que não apenas cumprirá o que lhe foi pedido, mas que o fará com o mais alto padrão. Isso requer competências organizacionais, agilidade mental e foco singular nas tarefas. Em meus cinco anos de experiência administrativa, nunca perdi um prazo e sempre recebi as melhores avaliações pela qualidade do trabalho. Os assistentes administrativos precisam cumprir o que lhes é solicitado e da melhor maneira possível.
Você espera que seus assistentes administrativos estejam familiarizados com a tecnologia mais recente, utilizem os métodos de comunicação mais avançados e organizem o tempo para que possam ser mais úteis para o maior número de pessoas. Meu blog semanal sobre produtividade tem 5.500 assinantes, portanto, o pensamento e a prática mais recentes não são estranhos para mim.
Cinco anos de experiência em administração me tornam o candidato perfeito:
• Experiência exclusiva em moda de consumo. Conheço as exigências da indústria.
• Ética de trabalho — concluo de 80 a 100 tarefas individuais por dia — adoro riscá-las do papel.
• Ambições de crescer. Estou prestes a obter meu diploma em negócios, em um curso na modalidade EAD.
Dias agitados me deixam contente. Quando as tarefas chegam até mim num fluxo constante, não descarto nada a menos que eu saiba que fiz o meu melhor. Na minha função de assistente administrativo, adotar uma atitude de serviço em primeiro lugar com todos aqueles com quem trabalho me ajuda a tornar os dias de trabalho mais bem-sucedidos, preenchendo todas as lacunas.
Se eu tiver as habilidades para fazer um ótimo trabalho, não haverá tarefa que eu não possa assumir. E se eu não as tiver, vou aprendê-las ou pedir a alguém para me ajudar.
O objetivo do corpo da sua carta de apresentação: aprofundar os detalhes de suas experiências mais interessantes, discutir suas estratégias de resolução de problemas e dar uma visão sobre seus pontos fortes e estilo de trabalho.
Parágrafo de encerramento da carta de apresentação
Encerre sua carta com uma nota positiva que responda efetivamente à pergunta do leitor: “Que valor essa pessoa traz para minha empresa?” Um aspecto muito importante da conclusão é a chamada à ação. Essa declaração convida o gerente de contratação a entrar em contato e pode até incluir suas informações de contato, se desejar. Tente parecer otimista e confiante sem parecer agressivo. Em seguida, feche a carta com um adeus profissional. “Atenciosamente”, “Cordialmente” e “Desde já, agradeço” podem funcionar bem para uma variedade de setores.
Se por tudo exposto parecer que posso fazer a diferença para a família Spike, ficaria grato se minha candidatura fosse considerada. Espero ser uma adição de valor agregado e confiável para sua equipe administrativa.
Atenciosamente,
Daniel Fonseca
Psicologia da escrita — ferramentas e estratégias para cartas de apresentação
Como profissional administrativo, existem algumas qualidades importantes que o gerente de contratação procura para garantir que você possa lidar com os assuntos internos e externos da empresa.
- A disposição certa: assistentes administrativos são funções de apoio. Embora possam gerenciar projetos ou lidar com tarefas de atendimento ao cliente, espera-se que cuidem das necessidades de outros funcionários do escritório com uma atitude amigável e profissional. Qualquer indicação de que você é um “reclamão” ou fofoqueiro será um sinal de alerta instantâneo para o gerente de contratação.
- Organização: naturalmente, o assistente administrativo deve ter o conjunto de competências para acompanhar todos os memorandos, eventos, papelada do cliente e cronogramas internos que chegam à mesa dele. Você também pode aumentar a credibilidade informando como usa alguns dos programas mais comuns para seu setor, como software de saúde ou o pacote Microsoft Office.
- Eficiência: as empresas estão tentando ativamente evitar candidatos que ficam o dia inteiro atrás do monitor do computador. Sua carta de apresentação deve dar a impressão de que você tem um ótimo gerenciamento de tempo e pode cumprir responsabilidades diárias ao lado de projetos de longo prazo.
- Longo prazo: esta é uma característica de duas partes. Em primeiro lugar, o recrutador quer saber que você será um trabalhador forte e dedicado, não importa quão servil a tarefa possa parecer. Segundo, o gerente de contratação quer saber por que você se destacaria na empresa dele. Estabelecer uma conexão com a marca, seja por meio de interesses mútuos ou valores compartilhados, pode ajudar você a se destacar.
Exemplo de carta de apresentação para assistente administrativo sem experiência
Você nunca trabalhou como assistente administrativo antes, e agora? Dissemos para você usar curiosidades e interações profissionais em sua carta de apresentação, e isso ainda é verdade. Se você já teve algum emprego antes, tem habilidades transferíveis ou habilidades que se aplicam a uma função administrativa.
Se você está entrando no mercado de trabalho pela primeira vez, parabéns por este importante passo! Você certamente tem atributos para oferecer ao seu potencial empregador. Aqui estão algumas ideias para incluir em sua carta de apresentação:
- Cargos que ocupou em clubes ou organizações
- Trabalho voluntário
- Cursos acadêmicos ou profissionais relevantes
- Um exemplo de sua vida diária que ilustra qualquer uma das habilidades mencionadas na lista de empregos.
Formato da carta de apresentação para assistente administrativo e erros comuns
Ao se candidatar a essa função altamente competitiva, você deve usar essas dicas de carta de apresentação para evitar essas armadilhas comuns:
- Uma carta genérica. As chances são de que os empregadores vão receber uma tonelada delas, e a maioria vai rapidamente para a lata de lixo. Dê a um gerente de contratação um motivo real para fazê-lo ligar para você. Mostre a ele por que você não quer apenas um trabalho de auxiliar administrativo, você quer ESTE trabalho. Adapte sua carta aos requisitos do trabalho e não se esqueça de mencionar por que é qualificado e motivado para trabalhar nesse setor específico.
- Erros de formatação. Sua carta não deve parecer que foi escrita em papel timbrado da empresa, mas a formatação deve estar de acordo com a imagem que a empresa deseja transmitir. Em certos setores, cores fortes não ajudarão você a se destacar tanto quanto o farão parecer surdo. Ferramentas profissionais de formatação podem facilitar muito a obtenção desse equilíbrio.
- Erros de ortografia e gramática. Como assistente administrativo, seus deveres de trabalho exigem que você seja altamente organizado com atenção aos detalhes. Uma carta de apresentação cheia de erros de digitação envia a mensagem exatamente oposta. Use o corretor ortográfico ou peça a um amigo que leia sua carta uma última vez antes de enviá-la.
- Casos curiosos confidenciais. Nesta posição, você fica a par de muitas informações confidenciais, tanto de natureza pessoal quanto profissional. Embora você possa ter ajudado seu chefe a fazer arranjos de viagem de casamento, é melhor deixar esse fato de lado na sua carta de apresentação. Você não quer que o empregador em potencial fique imaginando quais dos segredos dele podem acabar em suas futuras candidaturas de emprego.
